Persónuverndarstefna STOFN fasteignasölu ehf.

STOFN Fasteignasala leggur ríka áherslu á vernd gagna og þagmælsku og hafa einsett sér að tryggja áreiðanleika, trúnað og öryggi persónuupplýsinga sem unnið er með innan félagsins. Í persónuverndarstefnu þessari má finna upplýsingar um hvernig STOFN fasteignasala ehf. varðveitir og vinnur persónuupplýsingar til samræmis við lög um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga nr. 90/2018 (persónuverndarlög) og reglugerð Evrópuþingsins og ráðsins (ESB) 2016/679 frá 27. apríl 2016 um vernd einstaklinga í tengslum við vinnslu persónuupplýsinga og um frjálsa miðlun slíkra upplýsinga (persónuverndarreglugerðin). Tilgangurinn með persónuverndarstefnu þessari er að upplýsa um hvernig og hvers vegna STOFN Fasteignasala safnar persónuupplýsingum, hvaða persónuupplýsingum er safnað á vegum starfseminnar, með hvaða hætti þær eru nýttar og hverjir fá aðgang að þeim.
 
1. Ábyrgð og vinnsla.
STOFN Fasteignasala er ábyrgðaraðili þegar fasteignasalan ákveður hvernig vinna skuli með tilteknar persónuupplýsingar sem félaginu hafa verið veittar vegna starfa okkar. Þegar STOFN Fasteignasölu er falin vinnsla persónuupplýsinga fyrir hönd annarra kann fasteignasalan einnig að teljast vera vinnsluaðili. Slík vinnsla fer ávallt fram á grundvelli vinnslusamnings við ábyrgðaraðila.
 
2. Hvað eru persónuupplýsingar?
Persónuupplýsingar eru hvers kyns upplýsingar um persónugreindan eða persónugreinanlegan einstakling. Undir þetta falla upplýsingar sem hægt er að rekja beint eða óbeint til ákveðins einstaklings. Gögn sem eru ópersónugreinanleg teljast ekki persónuupplýsingar.
 
3. Hvaða persónuupplýsingum safnar STOFN Fasteignasala og hvaðan koma þær?
STOFN Fasteignasala safnar ýmsum persónuupplýsingum um viðskiptavini sína, leigjendur, leigusala, kaupendur og seljendur og tengiliði þeirra ef um lögaðila er að ræða sem nauðsynlegar eru til þess að geta veitt viðkomandi þjónustuí tengslum við sölu og leigu fasteigna.Ólíkum persónuupplýsingum kann að vera safnað eftir því hvort viðkomandi er sjálfur í viðskiptum við STOFN Fasteignasölu eða kemur fram fyrir hönd lögaðila í viðskiptum við félagið.

Eftirfarandi eru dæmi um upplýsingar: STOFN Fasteignasala vinnur um aðila í viðskiptum við félagið og tengiliði þeirra, leigjendur, leigusala, kaupendur og seljendur:
Nöfn og kennitölur
Samskiptaupplýsingar, svo sem heimilisfang eða dvalarstað, símanúmer og netfang;
Ljósmyndir, hljóð- og/eða myndbandsupptökur
Upplýsingar um lánshæfi
Upplýsingar úr samskiptum
Reikningsupplýsingar, m.a. upplýsingar um virðisaukaskattsnúmer og séróskir varðandi reikningagerð

Eftirfarandi eru dæmi um upplýsingar: Hvernig STOFN Fasteignasala vinnur um einstaklinga sem hafa samband við félagið:
Nöfn og kennitölur
Samskipta upplýsingar, svo sem heimilisfang eða dvalarstað, símanúmer og netfang
Upplýsingar úr samskiptum.

Auk framangreindra upplýsinga: Kann STOFN Fasteignasala einnig að safna og vinna aðrar upplýsingar sem viðskiptamenn láta félaginu sjálfir í té ásamt upplýsingum sem eru félaginu nauðsynlegar vegna starfsemi þess að meginstefnu til aflar STOFN fasteignasala persónuupplýsinga beint frá viðskiptavini eða tengilið hans. Upplýsingar kunna þó jafnframt að koma frá þriðju aðilum, t.d.stjórnvöldum, dómstólum, þjónustuveitendum viðskiptamanna, gagnaðilum, vefrænum gagnabönkum, heimasíðumo.fl.
 
Í hvaða tilgangi vinnur STOFN Fasteignasala með persónuupplýsingar?
Vinnsla persónuupplýsinga á vegum STOFN fasteignasölu fer fyrst og fremst fram til að geta efnt með fullnægjandi hætti þjónustusamninga við viðskiptavini fasteignasölunnar og til að sinna öðrum þeim skyldum sem leiða af þjónustu við viðskiptavini. Þá kunna upplýsingar að vera unnar á grundvelli lagaskyldu og óháð þeirri þjónustu sem fasteignasalan hefur tekið að sér að veita viðskiptavinum, til að mynda hvað varðar reglur um peningaþvætti eða bókhaldslög.
 
5. Hversu lengi og hvernig varðveitir STOFN fasteignasala
persónuupplýsingar?
STOFN Fasteignasala varðveitir persónuupplýsingar á öruggan hátt og í samræmi við gildandi lög og reglur. STOFN Fasteignasala leitast við að grípa til viðeigandi tæknilegra og skipulegra ráðstafana til að vernda persónuupplýsingar með sérstöku tilliti til eðlis þeirra. Þessum ráðstöfunum er ætlað að vernda persónuupplýsingar gegn því að þær glatist og gegn óleyfilegum aðgangi, afritun, notkun eða miðlun þeirra. Dæmi um öryggisráðstafanir sem STOFN Fasteignasala grípur til eru aðgangsstýringar í kerfum félagsins STOFN Fasteignasala varðveitir persónuupplýsingar í þann tíma sem nauðsynlegt er til þess að tilganginum með söfnun þeirra sé náð. Leitast er við að varðveita upplýsingar einungis á persónugreinanlegu formi eins lengi og nauðsyn er til. Sé um að ræða upplýsingar sem falla undir bókhaldslög eru þær varðveittar í 7 ár frá lokum viðkomandi reikningsárs.
 
6. Miðlun til þriðja aðila.
STOFN Fasteignasala miðlar ekki persónuupplýsingum til þriðja aðila nema með ótvíræðu samþykki hins skráða eða til þess að uppfylla skyldur samkvæmt samningi eða lögum. Einnig gæti persónuupplýsingum verið miðlað til þriðju aðila sem veita okkur upplýsingatækniþjónustu og aðra þjónustu sem tengist vinnslu og er hluti af rekstri félagsins. Þjónustuaðilar þessir eru bundnir trúnaði. Þessir aðilar kunna að vera staðsettir utan Íslands. STOFN Fasteignasala munu ekki miðla persónuupplýsingum til þriðju aðila utan Evrópska efnahagssvæðisins nema slíkt sé heimilt á grundvelli viðeigandi persónuverndarlöggjafar.
 
7. Réttindi skráðra aðila.
Skráðir aðilar eiga rétt á staðfestingu á því hvort STOFN Fasteignasala vinni persónuupplýsingar um þá eða ekki og geta eftir atvikum óskað eftir aðgangi að upplýsingunum og upplýsingum um hvernig vinnslunni er hagað. Þá kann að vera að skráðir aðilar eigi rétt á að fá afrit af upplýsingunum. Við ákveðnar aðstæður geta skráðir aðilar farið fram á að STOFN Fasteignasala sendi upplýsingar sem þeir hafa látið í té áfram til þriðja aðila. Byggist vinnsla persónuupplýsinga á samþykki hins skráða getur hann afturkallað samþykki sitt fyrir vinnslu persónuupplýsinga hvenær sem er. Skráðir aðilar geta einnig undir vissum kringumstæðum óskað eftir því að persónuupplýsingar um þá verði leiðrétt eða þeim eytt eða að vinnslan verði takmörkuð. Jafnframt geta skráðir aðilar andmælt vinnslu persónuupplýsinga um þá. Framangreind réttindi skráðra aðila eru ekki fortakslaus. Þannig kunna lög að skylda STOFN Fasteignasölu til að hafna ósk um eyðingu eða aðgang að gögnum. Þá getur fasteignasalan hafnað beiðni skráðs aðila vegna réttinda félagsins eða réttinda annarra aðila telji félagið þau réttindi vega þyngra. Ef upp koma aðstæður þar sem STOFN Fasteignasala getur ekki orðið við beiðni skráðra aðila samkvæmt framangreindu mun fasteignasalan leitast við að útskýra hvers vegna beiðninni hefur verið hafnað, þó með tilliti til takmarkana á grundvelli lagaskyldu. Vilji skráður aðili fá nánari upplýsingar um eða nýta sér þér þau réttindi sem hér hefur verið lýst, eða hefur einhverjar spurningar varðandi persónuverndarstefnu þessa eða það hvernig félagið vinnur með persónuupplýsingar um hinn skráða, er bent á að hafa samband við STOFN Fasteignasölu ekki hafi verið virt réttindi þeirra við meðferð á persónuupplýsingum og getur viðkomandi sent erindi til Persónuverndar.
 
8. Persónuverndarstefna STOFN Fasteignasölu ehf.
STOFN Fasteignasala vill hafa eftirlit og með fylgni samkvæmt þessari persónuverndarstefnu, hér fyrir neðan eru upplýsingar: Benedikt Ólafsson eigandi- löggiltur fasteigna-skipa og fyrirtækjasali, löggiltur leigumiðlari Netfang  bo@faststofn.is  S: 511 0900. Ef þú ert í vafa um það hvernig stefna þessi varðar þig, vinsamlega hafðu samband við umsjónarmann persónuverndar til að fá frekari upplýsingar.
 
9. Endurskoðun og breytingar.
STOFN Fasteignasala áskilur sér rétt til þess að breyta persónuverndarstefnu þessari til þess að tryggt sé að hún uppfylli kröfur persónuverndarlaga og persónuverndarreglugerðarinnar. Allar breytingar sem kunna að verða gerðar á stefnunni taka gildi eftir að uppfærð útgáfa hefur verið birt á heimasíðu STOFN Fasteignasölu ehf.